JPK_V7M wariant 3 od lutego 2026: co się zmieniło i jak uniknąć wezwania

Od rozliczenia za luty 2026 obowiązuje JPK_V7M w wariancie 3 z deklaracją VAT-7(23). Na pierwszy rzut oka to „tylko" nowa wersja schematu. W praktyce to największa zmiana w ewidencji VAT od wprowadzenia JPK — bo nowy wariant spina ewidencję VAT z KSeF i daje urzędowi skarbowemu narzędzie do automatycznego porównywania obu źródeł, wiersz po wierszu.

Innymi słowy: to, co dotychczas było „wewnętrzną kuchnią" Twojej księgowości, teraz jest krzyżowo weryfikowalne. Wyjaśniamy, co dokładnie się zmieniło, gdzie firmy najczęściej się potykają i jak złożyć JPK, po którym nikt nie zadzwoni.

Co się zmieniło: wariant 3 i VAT-7(23)

Formalnie: pliki składane od rozliczenia za luty 2026 muszą używać wariantu formularza 3 (WariantFormularza=3) z wbudowaną deklaracją VAT-7 w wersji 23. Stary wariant 2 jest odrzucany.

Merytorycznie najważniejsza nowość jest jedna — i to o niej jest reszta tego artykułu.

Nowy obowiązek: oznaczenie źródła KAŻDEJ faktury sprzedażowej

W wariancie 3 każdy wiersz ewidencji sprzedaży musi zawierać dokładnie JEDNO z czterech oznaczeń mówiących, skąd pochodzi faktura:

Oznaczenie	Co znaczy	Kiedy stosujesz
NrKSeF	numer faktury nadany w KSeF	standardowa faktura wystawiona w KSeF — domyślny przypadek od lutego 2026
OFF	faktura wystawiona w trybie awaryjnym/offline	awaria KSeF lub brak łączności w momencie wystawienia
BFK	faktura wystawiona poza KSeF	np. faktura papierowa tam, gdzie przepisy na to pozwalają, albo sprzedaż dokumentowana poza systemem
DI	dokument wewnętrzny	np. import usług rozliczany dokumentem wewnętrznym (WEW)

Słowo-klucz: dokładnie jedno. Brak oznaczenia — błąd walidacji. Dwa oznaczenia — błąd walidacji. To nie jest pole „opcjonalne, ale mile widziane".

Dlaczego to ważne? Bo urząd po raz pierwszy widzi w samej ewidencji deklarację: „ta faktura jest w KSeF pod tym numerem". I może to automatycznie sprawdzić — KSeF to przecież baza danych Ministerstwa Finansów.

Potknięcie nr 1: faktura była w KSeF, ale w księgach nie ma jej numeru

To najczęstszy realny problem przy wdrożeniu wariantu 3.

Scenariusz: Twoja faktura poszła do KSeF poprawnie i dostała numer. Ale system księgowy (albo proces między fakturowaniem a księgowością) nie zapisał numeru KSeF przy dokumencie. Przy generowaniu JPK system nie znajduje numeru, więc „ratuje się" oznaczeniem BFK — deklarując, że faktura powstała poza KSeF.

Dlaczego to groźne: Z perspektywy US powstaje sprzeczność: w KSeF faktura jest, a Ty w ewidencji twierdzisz, że jej tam nie ma. Takie rozjazdy są trywialne do wykrycia maszynowo — to dokładnie ten typ niespójności, do którego wyjaśnienia urząd wzywa, bo nie wymaga od niego żadnej pracy analitycznej.

Jak się chronić: numer KSeF musi wracać do ksiąg automatycznie po przyjęciu faktury — łącznie z przypadkami szczególnymi (duplikaty, wysyłka po awarii). Jeżeli numer „dopisuje się ręcznie", w którymś miesiącu na pewno się nie dopisze.

Potknięcie nr 2: import usług bez wierszy DI

Drugi klasyk, szczególnie w firmach kupujących zagraniczne usługi cyfrowe — czyli praktycznie w każdej nowoczesnej spółce.

Scenariusz: spółka płaci za subskrypcje Google, Anthropic, Meta czy innego zagranicznego SaaS-a. To import usług: VAT rozliczasz w Polsce mechanizmem odwrotnego obciążenia — dokumentem wewnętrznym wykazujesz podatek należny i (przy pełnym prawie do odliczenia) ten sam podatek naliczony.

W wariancie 3 te dokumenty wewnętrzne muszą mieć w ewidencji wiersze z oznaczeniem DI — i to po obu stronach: w sprzedaży (podatek należny) i w zakupie (podatek naliczony).

Pułapka psychologiczna: ponieważ należny i naliczony zwykle się znoszą, brak tych wierszy jest VAT-owsko neutralny — kwota do zapłaty się nie zmienia. Łatwo więc uznać temat za nieistotny. Ale formalnie ewidencja jest niekompletna, a urząd to widzi: przelewy do zagranicznych dostawców i ich raportowanie są dla administracji skarbowej doskonale widoczne. JPK bez wierszy DI przy widocznych zakupach zagranicznych to zaproszenie do pytań — niegroźnych merytorycznie, ale kosztownych czasowo.

Potknięcie nr 3: OFF i BFK stosowane „na czuja"

Skoro NrKSeF wymaga numeru, a OFF i BFK nie — kusi, żeby wątpliwe przypadki oznaczać „bezpiecznym" kodem bez numeru. To droga donikąd:

OFF jest dla faktur wystawionych w trybie awaryjnym KSeF — i tylko dla nich. Nadużywanie OFF poza ogłoszonymi awariami rzuca się w oczy.
BFK jest dla faktur, które zgodnie z przepisami powstały poza KSeF. Oznaczenie BFK dla faktury, która w KSeF istnieje, to sprzeczność z bazą MF (patrz potknięcie nr 1).

Zasada jest prosta: oznaczenie opisuje fakty, nie wygodę systemu księgowego. Jeśli system nie zna numeru KSeF faktury, która powinna go mieć — to problem do naprawienia w systemie, nie do zamaskowania kodem.

Najlepsza profilaktyka: rekonsyliacja KSeF ↔ księgi przed każdą wysyłką

Wszystkie powyższe problemy łączy jeden schemat: rozjazd między tym, co jest w KSeF, a tym, co jest w księgach. Dlatego najskuteczniejszy nawyk, jaki możesz wdrożyć przed każdym JPK, to rekonsyliacja:

Pobierz z KSeF listę faktur wystawionych przez Twoją spółkę w danym miesiącu.
Porównaj z ewidencją sprzedaży: każda faktura z KSeF ma wiersz w księgach? Każdy wiersz NrKSeF ma numer zgodny z KSeF?
Sprawdź wyjątki: wiersze OFF — czy była wtedy awaria? Wiersze BFK — czy na pewno ta sprzedaż mogła być poza KSeF?
Sprawdź importy usług: czy każda zagraniczna faktura kosztowa ma swoje wiersze DI po stronie należnego i naliczonego?
Dopiero po zerowej liście rozbieżności — generuj i wysyłaj JPK.

Brzmi jak godzina pracy miesięcznie? Ręcznie — tak, co najmniej. I dlatego ten proces powinien być zautomatyzowany.

Checklista przed pierwszą (i każdą kolejną) wysyłką wariantu 3

Niezależnie od tego, kto prowadzi Twoje księgi, te pięć pytań warto zadać przed 25-tym:

Czy każda faktura sprzedażowa w ewidencji ma dokładnie jedno oznaczenie (NrKSeF / OFF / BFK / DI)? Plik bez oznaczeń nie przejdzie walidacji — ale plik z błędnymi oznaczeniami przejdzie i to on jest groźny.
Czy wszystkie wiersze NrKSeF mają numer faktycznie zgodny z KSeF? Numer przepisany ręcznie albo „doklejony" z innego dokumentu to rozjazd, który widać w porównaniu maszynowym.
Czy wiersze BFK naprawdę dotyczą faktur spoza KSeF? Najczęstsza odpowiedź brzmi „nie wiem" — i to jest właściwy moment, żeby się dowiedzieć.
Czy zagraniczne zakupy usług mają komplet wierszy DI po stronie należnego i naliczonego?
Czy ktokolwiek porównał ewidencję z KSeF przed wysyłką? Jeśli pierwszym podmiotem, który to zrobi, będzie urząd — oddajesz inicjatywę.

Jeżeli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi „nie" albo „nie wiem", lepiej wstrzymać wysyłkę o dzień, niż odpowiadać na wezwanie przez tydzień. Korekta JPK po terminie to formalność; wyjaśnianie rozbieżności z KSeF na żądanie urzędu — już niekoniecznie.

Warto też rozumieć, jak wygląda druga strona tego procesu. Wezwanie do skorygowania ewidencji przychodzi z konkretnym wskazaniem pozycji i 14-dniowym terminem reakcji. To nie jest kontrola — ale wymaga przeanalizowania wskazanych wierszy, ustalenia przyczyny rozbieżności, złożenia korekty albo wyjaśnień. Dla zarządu oznacza to kilka godzin pracy księgowości w najmniej przewidywalnym momencie. Cała wartość rekonsyliacji przed wysyłką polega na tym, że tę samą analizę robisz wtedy, kiedy Tobie pasuje — a nie wtedy, kiedy każe urząd.

Jak robi to iKrystyna

W iKrystynie wariant 3 jest obsługiwany od pierwszego obowiązkowego okresu:

✅ numery KSeF wracają do ksiąg automatycznie przy każdej wystawionej i pobranej fakturze,
✅ każdy wiersz sprzedaży dostaje właściwe oznaczenie NrKSeF / OFF / BFK / DI na podstawie faktycznej historii dokumentu, nie domysłów,
✅ importy usług generują komplet wierszy DI po obu stronach,
✅ przed wysyłką JPK system rekonsyliuje ewidencję z KSeF i raportuje rozbieżności — zanim zrobi to urząd.

Jeśli Twój obecny JPK powstaje przez „eksport z systemu i mam nadzieję, że się zgadza" — luty 2026 zmienił reguły gry. Pierwszy miesiąc z Krystyną jest za darmo — wystarczy, żeby zobaczyć własną ewidencję w nowym wariancie bez niespodzianek.